Поставка некачественного товара

Здравствуйте! подскажите, пожалуйста, организация купила медицинскую технику, но видимо во время транспортировки товар повредился, но в рабочем состоянии. как правильно поступить, если условия в договоре: "претензии по качеству поставленной продукции принимаются поставщиком в виде рекламационного письма с приложением копии накладной на полученное оборудование, акта о вводе в эксплуатацию, дефектного акта и копии лицензии организации оформившей эти акты". можем ли мы предъявить претензию? и обязательно ли оформлять эти документы через организацию? или я что-то недопонимаю? заранее спасибо!