Как корректно ответить покупателю на претензию, письменно о ненадлежащем по его мнению обслуживании

Зависит от содержания обращения. В любом случае необходимо использовать слова для уважительного и благодарственного обращения к нему. Обращаться по имени и отчеству. Начать например: Уважаемый Иван Иванович. Если действительно была ошибка, хоть незначительная с вашей стороны, лучше посыпать голову пеплом и глубоко извиниться, так как покупатель с вас не слезет. только замучает. Принесите свои глубокие извинения и т.д. Я думаю в любом случае, стоит не только письменно ответить, но и пригласить для беседы, что бы не пострадал имидж организации. Кстати письменный ответ может потребоваться ему для обращения в суд смотрите внимательно.